rrHH a Contracorriente

HACIA UNA CULTURA DIGITAL (2ª Parte): Comunicación

Llegamos a la segunda parte la Serie “Hacia una Cultura Digital”, donde os intentaré contar cómo bajo mi punto de vista desde rrHH se puede (y se debe) afrontar la transformación digital de cualquier organización.

En el primer post (que te invito a leer si todavía no lo has hecho) nos empapamos de conceptos clave, vimos algunas claves para superar barreras, aprendimos a ser disruptivos, explicitamos los valores corporativos teniendo en cuenta la “población” que forma la organización e hicimos el diagnóstico de la situación inicial de la que partimos.

Una vez sentadas las bases, la segunda parte es poner los cimientos de lo que consistirá la Comunicación dentro de la organización.

El diagnóstico inicial habrá puesto negro sobre blanco la situación de la organización y su grado de madurez para afrontar el cambio. Esto incluso puede (y creo que debe) rehacer las descripciones de muchos de los puestos de trabajo. Esta tarea de reasignación de tareas (de poner algunas, de cambiar otras) es un trabajo continuo que no va a terminar hasta haber consolidado la implantación de las nuevas herramientas.

Formación en Competencias Digitales.

Antes de pensar en herramientas, vamos a dar a nuestro equipo la formación necesaria para que el éxito sea posible (o al menos no fracasar antes de empezar): Conceptos clave, redes sociales y una breve introducción al networking es un must aquí. Esto se puede abordar comprando mi guía #DePaletoaYoutuber cuando salga en abril (guiño, guiño) con formación in-company y/o creando Comunidades de Aprendizaje dentro de la compañía, donde los más “expertos” en estas lides lleven de la mano a los demás.

Herramientas de trabajo colaborativo.

La Transformación Digital no significa digitalizar lo que se ha hecho siempre, implica hacerlo mejor, más rápido, más eficiente e incluso más barato y para ello hay que hacer que la información fluya en todas las direcciones. Unos ejemplos de herramientas de trabajo colaborativo son:

  • Google Drive, Windows OneDrive, Dropbox, Box…para crear y compartir archivos en en la nube y poder acceder a ellos desde cualquier dispositivo conectado a internet. Todas permiten que varias personas trabajen en un mismo archivo y el propietario puede controlar el nivel de acceso al documento (solo ver, comentar o editar). Todas ofrecen algún giga gratis y el plan Premium (que oscila en casi todas por 10€/mes) te da un Terabyte de capacidad y prestaciones más o menos interesantes. Como he puesto los enlaces…a investigar!
  • Trello. Es una herramienta de gestión de proyectos basada en KANBAN (metodología ágil que explico un poquito más abajo) que hace muy sencillo y visual la colaboración. Es mi herramienta estrella, la uso un montón y allá donde la llevo, triunfa 🙂
  • Slack. Herramienta de comunicación corporativa, surgió para combatir el correo electrónico y tener más organizada la información de nuestras tareas diarias. Imprescindible.
  • Discourse. Herramienta de comunicación corporativa en formato de foro.
  • Smarp. Una App específica para empleados donde pueden compartir información entre ellos, se aprende en red, la organización puede informar de novedades, se puede compartir lo que sea en redes sociales…es ideal para estrategias de Employee Advocacy (crear embajadores de marca) y además, puedes extraer estadísticas e informes de casi cualquier cosa. ¿Se nota que me encanta?

Y muchas más…Adios, Correo Electrónico! Con nuestro ordenador, teléfono o tablet, siempre tendremos información en tiempo real de todo y sabremos donde estamos aportando nuestro grano de arena de manera precisa.

Herramientas de comunicación ascendente/descendente

No solo de apps vive la organización. La Nueva Cultura Digital que está naciendo en las organizaciones demanda transparencia y que la información fluya a todas partes. Algunas de las iniciativas a tomar son:

  • Newsletters. Con la periodicidad que se desee (recomiendo que como mínimo sea mensual) la organización debe informar de todo, todo y todo al equipo. Y cuando digo todo quiero decir que se cuente la estrategia que se está siguiendo, situación de los proyectos, estado financiero, noticias de eventos en los que se ha participado, noticias en las que se ha mencionado a la organización. Podrás preguntarte el por qué… Pues por el engagement que genera. Dice Roberto Crobu:”Si actúas como si la empresa fuera tuya, los empleados lo harán como si no fuera suya”. La información es poder, pero debe compartirse.
  • Plan de Acogida. Además de la taza y la camiseta, que está genial y se hace poco, debe estar preparado todo un plan de acogida para que las nuevas personas que se unan al equipo se sientan valoradas desde el minuto 1. Este plan de acogida puede llevar un manual con información imprescindible, con una persona que acompañe a la recién llegada a la organización las primeras semanas…para mi el plan de acogida es un pilar fundamental de la nueva gestión de rrHH.
  • Portal de empleado. Aunque son unas palabras que cada vez me gustan menos (me suena viejuno) la organización debe tener un lugar (o lugares) donde los empleados o colaboradores puedan acudir a ver información de la empresa o hacer una consulta o petición. Es muy importante establecer diferentes canales para que nuestro equipo se sienta escuchado y valorado. Lo ideal es poner en marcha alguna de las herramientas de trabajo colaborativo que he mencionado antes. Aun así, tampoco está de más establecer canales de contacto telefónico, por mail, de manera presencial, y por qué no, incluso a través de alguna red social y debemos tener establecido un protocolo de respuesta ágil ante estas solicitudes y/o consultas
  • Careers Site o “Trabaja con nosotros”. Acompañado de un buen software de reclutamiento como Talent Clue, (los que por cierto también diseñan Careers Sites) es una herramienta de comunicación imprescindible, sobre todo para convencer a aquellos que todavía no trabajan con nosotros y vamos a necesitar en un futuro. Videos mostrando quienes somos, cómo trabajamos y qué vais a encontrar en nuestras oficinas…mirad lo bien que lo han hecho por ejemplo en PcComponentes.

GTD, Lean, Metodologías Ágiles

Ya no trabajamos como antes. Trabajamos mejor y con herramientas más sofisticadas.

  • GTD (Getting Things Done) es una metodología de productividad personal creada por David Allen. “La Viqui” nos cuenta de GTD que se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico, de forma que no sea necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas. Si quieres profundizar sobre esta metodológia te recomiendo el blog Optima Infinito del gran Jose Miguel Bolívar.
  • Lean es una metodología de gestión de proyectos que busca la eficiencia mediante la evaluación constante de cara a reducir al mínimo los desperdicios, costes y tiempos.
  • Metodologías ágiles son unas técnicas de gestión de proyectos que surgieron en contraposición de los métodos tradicionales, y se basan en 4 principios:
    • Los individuos y su interacción, por encima de los procesos y las herramientas.
    • El software que funciona, frente a la documentación exhaustiva.
    • La colaboración con el cliente, por encima de la negociación contractual.
    • La respuesta al cambio, por encima del seguimiento de un plan

Aunque se han relacionado siempre con el desarrollo de software son cada vez más las empresas que se están animando a implantar esta metodología en su día a día (doy fe que funciona). Las metodologías ágiles más extendidas son Scrum y Kanban.

Como veis, el de hoy es un post “cargadico” de información. Nuestra manera de comunicarnos ha cambiado y es momento de dar el salto antes de que sea demasiado tarde.

Esta ha sido la segunda entrega de mi Método de Cambio Digital. En la tercera nos acercaremos al Employer Branding y hablaré de las maravillas que se pueden hacer en cualquier organización si se apuesta por poner al empleado en el centro.

 

 

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